Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

Rekisteri kattaa MediResp Oy:n nykyisten ja mahdollisten yritys- ja organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilöt, yhteistyökumppanit sekä henkilöt, jotka ottavat yhteyttä MediResp Oy:hyn. MediResp Oy ei ylläpidä työnhakijarekisteriä eikä erillistä tiedotus- ja markkinointirekisteriä.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Yhteydenottoihin vastaaminen, tarjousten ja sopimusten valmistelu sekä asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen.
• Palveluiden suunnittelu, toteutus, yhteydenpito, laskutus, kirjanpito sekä oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
• Käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimukseen tai sitä edeltäviin toimiin (GDPR 6.1 b), lakisääteiseen velvoitteeseen (6.1 c) tai MediResp Oy:n oikeutettuun etuun hoitaa yritysasiakkuuksia ja niihin liittyvää yhteydenpitoa (6.1 f).

Käsiteltävät tiedot

Nimi, tehtävänimike ja asema, organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä muu henkilön itse antama yhteystieto. Lisäksi voidaan käsitellä yhteydenottojen ja tapaamisten sisältöä, tarjouksiin, sopimuksiin, tilauksiin, työvuoroihin, palvelun toteuttamiseen, palautteeseen ja laskutukseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään, hänen edustamaltaan organisaatiolta, sopimus- ja asiakassuhteen aikana sekä tarvittaessa julkisista yritys- ja organisaatiolähteistä.

Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja käsittelevät vain MediResp Oy ja sen lukuun toimivat tarpeelliset palveluntarjoajat, kuten sähköposti-, viestintä-, kirjanpito-, laskutus-, pankki-, IT-, pilvi- ja verkkosivustopalveluiden toimittajat. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai asiantuntijoille, jos laki tai MediResp Oy:n oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää. Henkilötietoja ei myydä.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa sähköisten palveluiden toimittajista voi käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisella perusteella, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksellä tai hyväksytyillä vakiolausekkeilla ja tarvittavilla lisäsuojatoimilla.

Säilytysajat

Yhteydenottoja, jotka eivät johda yhteistyöhön, säilytetään pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta. Asiakkuuteen ja sopimukseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on sopimusvelvoitteiden, mahdollisten vaateiden tai muun perustellun tarpeen vuoksi tarpeellista. Kirjanpitoaineistoa säilytetään lain edellyttämät 6 tai 10 vuotta aineiston tyypistä riippuen.

Verkkosivusto ja yhteydenottokanavat

Yhteydenottolomakkeella annetut tiedot välitetään salattua yhteyttä käyttäen FormSubmit-lomakepalvelun kautta MediResp Oy:n sähköpostiin osoitteeseen info@mediresp.fi. Tietoja ei tallenneta MediResp Oy:n verkkosivuston omaan tietokantaan. Lomakepalvelun ja sähköpostipalvelun tarjoajat käsittelevät tietoja viestin välittämiseksi.

Verkkosivuston tekninen palveluntarjoaja voi käsitellä sivuston toimittamisen ja tietoturvan kannalta välttämättömiä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, ajankohtaa, selaimen tietoja ja pyydettyä sivua. Teknisiä lokitietoja säilytetään vain palvelun turvallisuuden ja toimivuuden kannalta tarpeellisen ajan.

WhatsApp- ja LinkedIn-linkkien käyttäminen siirtää käyttäjän kyseisten palveluntarjoajien palveluihin. Ne käsittelevät tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. MediResp Oy ei saa tietoja pelkästä linkin näyttämisestä tai ilman käyttäjän omaa toimintaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan lainsäädännön ja käsittelyn oikeusperusteen mukaisesti oikeus:

• saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus soveltuu;
• peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen; sekä
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan lainvastaista.

Pyynnön voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@mediresp.fi. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Oikeudet eivät ole ehdottomia, ja esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen poistamisen.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Evästeet

Sivustolla ei käytetä analytiikka-, personointi- tai markkinointievästeitä eikä kävijöitä profiloida. Sivuston tekninen palveluntarjoaja voi käyttää vain sivuston turvallisen toimittamisen ja teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä tai vastaavia teknisiä tunnisteita.

Välttämättömiä teknisiä tallennuksia ei käytetä mainonnan kohdentamiseen, eikä niiden käyttö edellytä erillistä suostumusta. Tämän vuoksi sivustolla ei näytetä erillistä evästebanneria. Jos sivustolle myöhemmin lisätään analytiikkaa tai markkinointiin liittyviä evästeitä, evästekäytäntö ja suostumuksen pyytäminen päivitetään ennen niiden käyttöönottoa.

Tietojen suojaus ja selosteen muutokset

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille käsittely on tehtävän vuoksi tarpeellista. Käytössä ovat henkilökohtaiset tunnukset, käyttöoikeuksien hallinta sekä palvelukohtaiset suojausmenetelmät.

Selostetta päivitetään, jos MediResp Oy:n toiminta, palvelut tai henkilötietojen käsittely muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.